Mi opinión sobre la «obligación» de los Notarios de transcribir el OBJETO SOCIAL en las comparecencias

Ha entrado en vigor recientemente la ORDEN EHA/114/2008 que al final de
este artículo transcribo íntegramente para el que tenga más curiosidad.

Recientemente he hablado en otro artículo sobre el hecho de que muchos
Notarios defienden que ahora están obligados a transcribir el OBJETO
SOCIAL de las sociedades en todas las comparecencias, lo cual ya he
dicho que me parece una pérdida de tiempo y una total inutilidad. La
única justificación que le he encontrado al respecto es la de aumentar
el volumen de facturación.

Esta polémica «obligación» queda transcrita en el artículo tercero de la antes citada orden:

Artículo 3. Identificación de personas
jurídicas.

1. De conformidad con lo establecido en
el apartado 3 del artículo 3 del Reglamento aprobado por Real Decreto
925/1995, de 9 de junio, la identificación de las personas jurídicas
se realizará a través de la presentación de documento fehaciente
acreditativo de su denominación, forma jurídica, domicilio y objeto
social sin perjuicio de la obligación de comunicar el número de
identificación fiscal (NIF).

2. A estos efectos, será suficiente que
los extremos señalados en el apartado anterior se le hayan acreditado,
y así conste, al Notario autorizante del documento cuya copia
auténtica se exhiba.

3. En todo caso, el Notario insertará en
el instrumento público la manifestación del otorgante consistente en
que los datos de identificación de la persona jurídica y,
especialmente, el objeto social y domicilio, no han variado respecto
de los consignados en el documento fehaciente presentado y sin
perjuicio de las comprobaciones que el Notario estime necesario
realizar. En el caso de que una persona física actúe en representación
de una entidad, también será necesaria su identificación conforme a
los criterios establecidos en los apartados 1 y 2 del artículo
anterior.

Artículo 4. Conservación de documentos.

1. El Notario deberá conservar copia del
documento o documentos empleados en la identificación tanto de
personas físicas como jurídicas a que se refiere el artículo anterior
durante un plazo de seis años, a contar desde la última vez que el
otorgante participó en un acto o negocio jurídico en la notaría.


Un texto puede tener mil interpretaciones, pero lo cierto es que yo no creo que la intención de quien lo ha escrito sea que se tengan que transcribir hasta el infinito de escritura en escritura los objetos sociales de todas las mercantiles comparecientes como si de un castigo del colegio se tratara. No sé por qué, pero cuando pienso en la transcripción del objeto me imagino a Bart Simpson en la pizarra.

Si uno lee con calma el texto, creo que observará lo mismo que yo:

1.- En el artículo 3 se indica que la mercantil tendrá que ser identificada mediante la presentación de la documentación que justifique su denominación, forma jurídica, domicilio y objeto
social.

2.- No menciona para nada que eso que se justifica mediante la presentación del documento pertinente, se tenga que transcribir íntegramente en la comparecencia. Insisto: dice mediante la presentación, no mediante la transcripción o copia literal.

3.- También dice que se deberá incluir la manifestación del otorgante consistente en
que los datos de identificación de la persona jurídica y,
especialmente, el objeto social y domicilio, no han variado respecto
de los consignados en el documento fehaciente presentado.
Tampoco le veo el problema porque esa manifestación se puede incluir sin tener que haber transcrito el objeto social. Si el Notario dice que se le ha presentado la escritura de constitución y que en ella está el objeto y que el compareciente manifiesta que no ha cambiado… ¿Para qué transcribirlo?

4.- Por último y como confirmación a esta inutilidad de transcribir, el artículo 4 dice que el Notario deberá de conservar los documentos que han servido para la identificación. Con lo cual, si conserva copia de la constitución y en la comparecencia está el compromiso del otorgante de que dicho objeto no ha variado. ¿Para qué sirve tanta reiteración? El que tenga curiosidad y quiera comprobar el objeto, lo podrá consultar en el Registro Mercantil que para eso está y es público.

Por lo tanto, creo que el hecho de que algunos Notarios interpreten con este texto que tienen obligación de transcribir el objeto, están siendo muy papistas, o temen incurrir en alguna desconocida responsabilidad.

Les invito a que se vuelvan a leer el artículo 3, y en su caso el 4. ¿Dónde dice que hay que transcribir el objeto social? ¿Para qué sirve transcribirlo?

Si quieren evitar cualquier responsabilidad, bastará con que indiquen en la comparecencia que el otorgante les ha entregado documento original cuya copia ellos conservan y que según el otorgante (no según el Notario), el contenido de dicho documento no ha variado. Con apenas dos líneas tienen resuelto el asunto sin más papeleo inútil ni burocracia redundante.

Ramón Cerdá

VER TAMBIÉN: Artículo anterior sobre este mismo tema.

TEXTO INTEGRO DE LA ORDEN:

    ORDEN EHA/114/2008, de 29 de enero,
    reguladora del cumplimiento de determinadas obligaciones de los notarios
    en el ámbito de la prevención del blanqueo de
    capitales.

· Disposición

    La
    condición de fedatarios públicos que ostentan los notarios determina su
    constante participación en operaciones económicas y financieras y el
    riesgo, también, de que pueda utilizarse su actividad dentro de los cada
    vez más complejos procesos de blanqueo de capitales. Asimismo, los
    notarios, en su consideración de funcionarios públicos, están sujetos a
    un deber de colaboración con la Administración General del Estado cuyo
    cumplimiento está resultando ser de gran eficacia en el ámbito de la
    prevención del blanqueo de capitales.

      Los notarios también han mostrado su
      interés por mejorar el grado de eficacia de la acción pública dirigida
      a la prevención del blanqueo de capitales en el marco del control de
      la regularidad de las operaciones que autorizan. Los notarios, en su
      calidad de funcionarios públicos, están obligados a velar por la
      legalidad formal y material de los actos y negocios que autorizan, así
      como a prestar su función pública respecto de toda persona que
      requiera la prestación de la función pública notarial, de conformidad
      con lo previsto en los artículos 17 bis y 24 de la Ley del Notariado y
      145 de su Reglamento.

      La aprobación de la Orden EHA/2963/2005,
      de 20 de septiembre, reguladora del Órgano Centralizado de Prevención
      en materia de blanqueo de capitales en el Consejo General del
      Notariado, ha supuesto un notable avance en términos de compromiso y
      de eficacia por parte de los notarios en la prevención del blanqueo de
      capitales.

      Desde la entrada en vigor de la citada
      Orden Ministerial, la Dirección General de los Registros y del
      Notariado del Ministerio de Justicia ha venido impulsando a través del
      Consejo General del Notariado la adopción de medidas destinadas a
      dificultar y a procurar evitar la utilización de la actividad de los
      notarios en procesos o esquemas de blanqueo de capitales. Así, el
      colectivo notarial, mediante una gestión centralizada, ha aportado un
      indudable valor en el área del análisis de operativa de riesgo,
      comunicación de operaciones y otras obligaciones.

      Transcurrido el tiempo suficiente para
      valorar el resultado de la aplicación de las medidas adoptadas y
      comprobar el acierto de las mismas, parece oportuno desarrollar y
      precisar la forma en la que los notarios han de cumplir determinadas
      obligaciones a las que se hayan sujetos en el ámbito de la prevención
      del blanqueo de capitales de conformidad con lo establecido en la Ley
      19/1993, de 28 de diciembre, y en su Reglamento de desarrollo aprobado
      por el Real Decreto 925/1995, de 9 de junio.

      En la presente Orden se precisa la forma
      de cumplimiento por los notarios de las obligaciones de identificación
      de clientes, conservación de documentos y procedimientos de control y
      evaluación y se acuerda que comuniquen a las autoridades competentes
      la coincidencia, en su caso, de la identidad de los otorgantes con la
      de las personas y entidades incluidas en las listas contenidas en
      instrumentos de Derecho comunitario, tales como los Reglamentos
      2580/2001, 881/2002 o sucesivos. No obstante, debe indicarse que la
      Orden no regula íntegramente el régimen jurídico de prevención del
      blanqueo de capitales aplicable a los notarios, limitándose a
      desarrollar determinadas obligaciones de prevención en las que se
      estima que son necesarias o convenientes ciertas precisiones, por
      apreciarse que en las restantes son suficientemente concretas las
      exigencias contenidas en el Reglamento de la Ley 19/1993, de 28 de
      diciembre.

      La presente Orden se dicta al amparo de
      la habilitación normativa contenida, de una parte, en el artículo
      16.1.b) del Reglamento de la Ley 19/1993, de 28 de diciembre, en
      virtud del cual mediante orden del Ministro de Economía y Hacienda
      podrá acordarse que determinadas categorías de personas que realicen
      las actividades a que se refiere el artículo 2.2 comuniquen
      obligatoriamente las operaciones comprendidas en el artículo 7.2 del
      Reglamento y, de otra, en la Disposición final primera del Real
      Decreto 925/1995, de 9 de junio, conforme a la cual el Ministro de
      Economía y Hacienda, previo cumplimiento de los trámites legales
      oportunos, dictará cuantas disposiciones sean necesarias para el
      desarrollo del Reglamento de la Ley 19/1993, de 28 de diciembre. En su
      virtud, dispongo:

      Artículo 1. Objeto y ámbito de
      aplicación.

      La presente Orden desarrolla determinadas
      obligaciones contenidas en la Ley 19/1993, de 28 de diciembre, sobre
      determinadas medidas de prevención del blanqueo de capitales, y en su
      Reglamento, aprobado por Real Decreto 925/1995, de 9 de junio,
      respecto de los notarios.

      Los notarios quedarán sometidos a lo
      dispuesto en la presente Orden cuando participen en las actividades
      señaladas en el artículo 2.2.d) del Reglamento aprobado por Real
      Decreto 925/1995, de 9 de junio, y, en particular, cuando participen,
      autorizando o interviniendo en cualquier otra forma, actos o negocios
      jurídicos dentro de los siguientes ámbitos:

      a) Constitución, transmisión o extinción
      de toda clase de derechos reales sobre bienes inmuebles o entidades
      comerciales;

      b) Creación de sociedades, asociaciones,
      fundaciones, entidades comerciales u otros tipos de estructuras
      análogas;

      c) Compraventa de acciones,
      participaciones o de cualesquiera otros valores negociables e
      instrumentos financieros;

      d) Actos o negocios jurídicos relativos
      al funcionamiento o a la gestión de sociedades, asociaciones,
      fundaciones, entidades comerciales u otros tipos de estructuras
      análogas.

      A los efectos de lo establecido en la
      presente Orden, se entenderá por participación de los notarios
      cualquier actividad que realicen los mismos en relación con la
      intervención o autorización de los actos o negocios jurídicos.

      Artículo 2. Identificación de personas
      físicas.

      1. El Notario identificará a sus clientes
      en la forma y con los tipos de documentos señalados en el apartado 2
      del artículo 3 del Reglamento aprobado por Real Decreto 925/1995, de 9
      de junio, sin perjuicio de la obligación de los comparecientes de
      acreditar el número de identificación fiscal (NIF) conforme establece
      el artículo 23 de la Ley del Notariado de 28 de mayo de 1862. En los
      casos en que los clientes actúen a través de representante el Notario
      también procederá a su identificación. Cuando existan indicios o
      sospecha de que los otorgantes no actúan por cuenta propia, los
      notarios harán constar este extremo en la comunicación que remitan, en
      su caso, al Órgano Centralizado de Prevención (OCP).

      2. En el caso de otorgantes habituales
      podrá efectuarse la identificación de la persona física dando fe el
      Notario de que conoce personalmente al otorgante según lo dispuesto en
      el artículo 23 de la Ley del Notariado de 28 de mayo de 1862. No
      obstante, la utilización de este medio de identificación no exime al
      Notario de su obligación de solicitar, al menos la primera vez que una
      persona comparezca en la notaría, cualquiera de los documentos a que
      se refiere el apartado anterior, ni tampoco de la obligación de
      conservar copia de los mismos.

      3. Los notarios deberán hacer constar en
      la escritura, de conformidad con lo previsto en el artículo 156.10.º
      del Reglamento de la organización y régimen del Notariado aprobado por
      el Decreto de 2 de junio de 1944, la profesión o actividad empresarial
      del otorgante. En los casos en que el Órgano Centralizado de
      Prevención (OCP) durante el análisis de la operativa observe
      incoherencias en la manifestación realizada procederá a la
      verificación de la información contenida en la misma.

      Artículo 3. Identificación de personas
      jurídicas.

      1. De conformidad con lo establecido en
      el apartado 3 del artículo 3 del Reglamento aprobado por Real Decreto
      925/1995, de 9 de junio, la identificación de las personas jurídicas
      se realizará a través de la presentación de documento fehaciente
      acreditativo de su denominación, forma jurídica, domicilio y objeto
      social sin perjuicio de la obligación de comunicar el número de
      identificación fiscal (NIF).

      2. A estos efectos, será suficiente que
      los extremos señalados en el apartado anterior se le hayan acreditado,
      y así conste, al Notario autorizante del documento cuya copia
      auténtica se exhiba.

      3. En todo caso, el Notario insertará en
      el instrumento público la manifestación del otorgante consistente en
      que los datos de identificación de la persona jurídica y,
      especialmente, el objeto social y domicilio, no han variado respecto
      de los consignados en el documento fehaciente presentado y sin
      perjuicio de las comprobaciones que el Notario estime necesario
      realizar. En el caso de que una persona física actúe en representación
      de una entidad, también será necesaria su identificación conforme a
      los criterios establecidos en los apartados 1 y 2 del artículo
      anterior.

      4. Igualmente, el Notario solicitará
      información acerca de la estructura accionarial o de control de la
      persona jurídica cuando aprecie varios indicadores de riesgo, conforme
      a las orientaciones del OCP y, en todo caso, cuando la persona
      jurídica haya sido constituida en algún país de los incluidos en el
      Real Decreto 1080/1991, de 5 julio, que determina los países o
      territorios (paraísos fiscales) a que se refieren los artículos 2.º
      3-4 de la Ley 17/1991, de 27 mayo, de medidas fiscales urgentes, y 62
      de la Ley 31/1990, de 27 diciembre, de Presupuestos Generales del
      Estado para 1991, en materia del Impuesto sobre la Renta de las
      Persona Físicas y del Impuesto sobre Sociedades, o en la Orden
      Ministerial ECO/2652/2002, de 24 de octubre, por la que se desarrollan
      las obligaciones de comunicación de operaciones en relación con
      determinados países al Servicio Ejecutivo de la Comisión de Prevención
      del Blanqueo de Capitales e Infracciones Monetarias.

      En este caso, el Notario hará constar en
      el instrumento público la manifestación del otorgante acerca del
      nombre o razón social de cada titular de una participación superior al
      25% en el capital de la persona jurídica, así como su Número de
      Identificación Fiscal o Número Personal de Identificación para
      Extranjeros (NIF/NIE) y domicilio. En ningún caso el Notario revelará
      al otorgante la causa por la que se solicita y se incluye esa
      información, de conformidad con lo previsto en el artículo 8 de esta
      Orden.

      Artículo 4. Conservación de documentos.

      1. El Notario deberá conservar copia del
      documento o documentos empleados en la identificación tanto de
      personas físicas como jurídicas a que se refiere el artículo anterior
      durante un plazo de seis años, a contar desde la última vez que el
      otorgante participó en un acto o negocio jurídico en la notaría.

      Asimismo se conservarán durante un plazo
      de seis años los documentos utilizados para la comprobación de la
      veracidad de la información sobre la profesión o actividad empresarial
      del otorgante, cuando se hubieren obtenido.

      Respecto de personas físicas, actúen por
      sí mismas o en representación de otras personas físicas o jurídicas,
      se conservarán las copias de los documentos citados en los dos
      párrafos anteriores en archivos distintos del protocolo notarial.

      Respecto de personas jurídicas, la
      conservación de los documentos empleados en la identificación se
      realizará mediante el archivo de copia de dichos documentos o mediante
      el archivo de la referencia notarial del documento autorizado en el
      que consta la identificación en cualquiera de las formas establecidas
      en la legislación notarial.

      2. La conservación de los restantes
      documentos que acrediten adecuadamente la realización de las
      operaciones será realizada a través del protocolo notarial.

      Artículo 5. Comunicación de operaciones
      relativas a movimiento de medios de pago.

      Los notarios deberán solicitar que les
      sea exhibida, para su incorporación al protocolo, la declaración de
      movimiento de medios de pago materializada en el modelo de declaración
      S-1 cuando el pago de la operación que autorizan se realice, o se haya
      realizado con anterioridad, en moneda metálica, billetes de banco o
      cheques bancarios al portador denominados en moneda nacional o en
      cualquier otra moneda o cualquier medio físico, incluidos los
      electrónicos, concebido para ser utilizado como medio de pago, por
      importe igual o superior a 100.000 euros, conforme a lo establecido en
      la Orden EHA/1439/2006, de 3 de mayo, reguladora de la declaración de
      movimientos de medios de pago en el ámbito de la prevención del
      blanqueo de capitales. Los notarios estarán obligados a comunicar al
      Servicio Ejecutivo las operaciones en que no les sea exhibida la
      declaración de movimiento de medios de pago materializada en el
      formulario S-1 citado.

      Artículo 6. Colaboración con el Servicio
      Ejecutivo.

      La comunicación de operaciones al
      Servicio Ejecutivo de conformidad con lo establecido en la Ley
      19/1993, de 28 de diciembre, y en su Reglamento de desarrollo aprobado
      por el Real Decreto 925/1995, de 9 de junio, y la atención a los
      requerimientos de dicho órgano se realizarán de modo telemático, sin
      perjuicio de la utilización de otros soportes cuando sea preciso. El
      sistema de comunicación empleado deberá asegurar la plena
      confidencialidad e integridad de la información transmitida.

      Artículo 7. Procedimientos de control
      interno y de comunicación.

      Los procedimientos de control interno y
      comunicación dirigidos a la prevención del blanqueo de capitales por
      parte del conjunto de los notarios deberán permitir, al menos:

      a) Capturar de forma centralizada la
      información sobre transacciones individuales o grupos de operaciones
      para su análisis en función del nivel de riesgo que presenten.

      b) Analizar el funcionamiento de los
      procedimientos de examen y comunicación de operaciones sospechosas.

      c) Remitir información de forma ágil y
      segura desde cada una de las notarías al Órgano Centralizado de
      Prevención y desde éste a cada notaría, en el marco de lo dispuesto en
      los artículos 3 y 5 de la Orden EHA/2963/2005, de 20 de septiembre.

      d) Conservar centralizadamente la
      documentación correspondiente a las operaciones analizadas y
      comunicadas por parte del OCP y elaborar estadísticas.

      e) Acceder directamente desde cada
      notaría a información necesaria para asegurar el conocimiento de la
      normativa interna para la prevención del blanqueo de capitales,
      incluida la periódica difusión de la misma.

      f) Elaborar un plan de formación anual
      que incluya acciones formativas suficientes dirigidas a los notarios y
      a su personal y la previsión de actualización de la propia formación.

      Conforme se establece en el artículo 6 de
      la Orden EHA/2963/2005, de 20 de septiembre, el OCP elaborará y
      mantendrá actualizado un Manual de Procedimientos de Prevención del
      Blanqueo de Capitales para los notarios.

      Artículo 8. Deber de confidencialidad.

      El Notario no revelará ni al otorgante ni
      a terceros que se han transmitido informaciones al Servicio Ejecutivo
      o que se examinan operaciones en el marco de la normativa de
      prevención del blanqueo de capitales, así como la razón por la que se
      recaban datos o se incluyen, en su caso, en el instrumento público.

      Artículo 9. Evaluación de cumplimiento de
      las obligaciones por parte de los notarios.

      1. Los procedimientos y órganos de
      control interno y de comunicación y, en particular, el funcionamiento
      del sistema de prevención del blanqueo de capitales establecido en la
      Orden EHA/2963/2005, de 20 de septiembre, serán objeto de examen por
      parte de un experto externo al menos cada tres años. Los resultados
      del examen serán consignados en un informe escrito de carácter
      reservado que describirá detalladamente las medidas de control interno
      existentes, valorará su eficacia operativa y propondrá, en su caso,
      eventuales rectificaciones o mejoras.

      2. Anualmente se evaluará internamente
      por escrito la efectividad operativa de los procedimientos y órganos
      de control interno y de comunicación. La evaluación interna realizada
      en el seno del Consejo General del Notariado deberá reflejar, en
      concreto, el grado de cumplimiento de las obligaciones de los notarios
      previstas en la normativa sobre prevención del blanqueo de capitales y
      especialmente las contenidas en esta Orden Ministerial. También deberá
      reflejar los resultados del funcionamiento del OCP. La evaluación se
      desarrollará a través de un sistema de análisis adecuado que permita
      valorar el nivel de aplicación del Manual de Procedimientos y
      realizará un muestreo y estudio suficientes de las comunicaciones
      realizadas al OCP. Estará a disposición plena del Servicio Ejecutivo
      durante los seis años siguientes a su realización toda la información
      obtenida como resultado del proceso de evaluación.

      Artículo 10. Ficheros automatizados de
      datos.

      1. Se crea en las notarías el fichero
      automatizado de datos de carácter personal que se incluye y describe
      en el Anexo I de esta Orden.

      2. Se crea en el Consejo General del
      Notariado el fichero automatizado de datos de carácter personal que se
      incluye y describe en el Anexo II de esta Orden.

      Disposición adicional primera. Aplicación
      de Resoluciones de organismos internacionales y Reglamentos de la
      Unión Europea por los que se imponen sanciones u otras medidas
      restrictivas específicas dirigidas contra determinadas personas y
      entidades.

      En aplicación de las Resoluciones de
      organismos internacionales y de los Reglamentos de la Unión Europea
      por los que se imponen sanciones u otras medidas restrictivas
      específicas dirigidas contra determinadas personas y entidades, los
      notarios deberán comprobar la eventual coincidencia de las identidades
      de los otorgantes con las de los destinatarios de aquéllas que figuran
      incluidos en listas públicas oficiales, informando de forma inmediata
      a través del OCP de las operaciones en las que se produce dicha
      coincidencia a la autoridad competente que se indica en cada
      instrumento correspondiente.

      Disposición adicional segunda. Plazo para
      la elaboración del primero de los exámenes a que se refiere el
      apartado 1 del artículo noveno de la presente Orden Ministerial.

      El primero de los exámenes a realizar por
      experto externo conforme a la obligación contenida en el apartado 1
      del artículo noveno de la presente Orden Ministerial se llevará a cabo
      en un plazo de tres años contados a partir de la fecha de entrada en
      vigor de la Orden EHA/2963/2005 de 20 de septiembre reguladora del
      Órgano Centralizado de Prevención en materia de blanqueo de capitales
      en el Consejo General del Notariado.

      Disposición derogatoria única.

      Quedará derogada cualquier disposición de
      igual o inferior rango cuyo contenido resulte contrario a lo previsto
      en esta Orden.

      Disposición final única.

      La presente Orden entrará en vigor a los
      seis meses de su publicación en el Boletín Oficial del Estado.

      Madrid, 29 de enero de 2008.-El
      Vicepresidente Segundo del Gobierno y Ministro de Economía y Hacienda,
      Pedro Solbes Mira.

Ramón Cerdá
Empresario - Sociedades Urgentes
Ontinyent, 1964

Fundador de GMC Asesoría de Empresas, SOCIEDADES URGENTES y Mi Libro en Papel, además de escritor, novelista, bloguero, editor y corrector de textos en EL FANTASMA DE LOS SUEÑOS.

Autor de LA HABITACIÓN DE LAS MARIPOSAS, HACIENDA [NO] SOMOS TODOS, LOS ELEMENTOS DEL ESTILO LITERARIO y otros muchos títulos.
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La Lectura de Ramón