El escaneo de facturas en un software homologado por Hacienda

Se está hablando de un software que homologará Hacienda para que las empresas puedan escanear sus facturas y puedan deshacerse de las de papel porque la imagen electrónica tendrá plena validez ante una inspección o auditoria (solo en el caso en que se utilice el software autorizado). Me parece un avance que puede tener sus ventajas, pero no entiendo algunas de las posturas que se defienden.

1.- En alguno de los artículos que he leído sobre el asunto se dice que “El papel y el cartón son, con diferencia, los principales residuos generados en las oficinas… el objetivo estaría en reducir el máximo de consumo posible de papel… se cumpliría así la primera, y más importante, de las tres erres de la regla de la ecología: reducir…”

Prometo que lo he leído varias veces y no lo entiendo, ahora resulta que es ecológico sustituir las facturas de papel por sus copias escaneadas. ¿En qué reduce eso el consumo de papel si la factura ya ha sido emitida? No estamos hablando de facturas electrónicas enviadas por mail (que no se imprimen) y se conservan directamente en el disco duro (cosa por otro lado harto peligrosa), sino de las facturas que recibimos a diario de nuestros proveedores por el método tradicional de papel. O sea, que el consumo de papel ya se ha producido, ¿podemos dar marcha atrás en ese consumo de papel escaneandolo?

2.- También se habla de ahorro de tiempo y espacio.

Esta parte es algo más clara si de lo que se trata es de escanear las facturas recibidas y automáticamente destruir las de papel sin pasar por archivo alguno, lo cual también puede aligerar los archivos. Lo que no me queda claro es de quién será la responsabilidad si hay un problema informático que de repente hace desaparecer miles de facturas sin posibilidad de recuperación. Sí, ya sé que existen las copias de seguridad y todo eso, y que las facturas en papel pueden sufrir un incendio, pero una vez recibidas las facturas en papel, cuando ya se ha realizado el consumo ecológico, me parece un tanto arriesgado destruirlas dentro del plazo legal de prescripción. Una vez puestos, ¿no vale la pena guardarlas esos cinco años?

Ramón Cerdá

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El escaneo de facturas en un software homologado por Hacienda por Ramón Cerdá, a excepción del contenido de terceros y de que se indique lo contrario, se encuentra bajo una Licencia Creative Commons Attribution-NonCommercial-ShareAlike 3.0 Unported Licencia.

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4 Comentarios.

  1. Mario Mancilla

    Hola, Ramón, diculpa la pregunta pero sabras cual es el software que autoriza hacienda y/o de un tipo de escaner con caracteristicas especificas para mantenerce en cumplimiento de esta “facilidad”.
    Agradeceria mucho tu comentario, ya que yo solo soy del Area de TI y no de Contabilidad.

  2. Pero eso no es factura digital, ¿no?

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