Como aceptar el cargo de administrador sin estar presente en la firma de notaria

La aceptación del cargo de administrador de una sociedad es algo personalísimo, pero ello no significa que necesariamente tenga que estar presente en el momento en que se realiza la operación. En realidad hay distintas fórmulas para aceptar el cargo; unas más ortodoxas, y otras menos, pero todas perfectamente legítimas si disponen del soporte documental suficiente:

1.- La más habitual y lógica es que el nuevo administrador sea el que ya certifique ante notario los acuerdos y acepte el cargo en ese momento. Esa escritura se lleva al Registro Mercantil y se inscribe sin problemas siempre y cuando se justifique que el anterior administrador ha cesado en el cargo.

2.- Cabe la opción de que la operación no se realice mediante certificación, sino mediante Junta General de socios ante notario. Si se hace así, los socios que representan el 100% del capital realizan la Junta General sin necesidad de convocatoria previa y deciden cesar al actual administrador y nombrar a uno nuevo. Hecho esto, el administrador ya ha sido nombrado pero no consta que haya aceptado el cargo. Bastará en ese caso que posteriormente se aporte un simple escrito firmado por dicho administrador aceptando el cargo, legitimar la firma y adjuntarla a la escritura para que de ese modo el Registro Mercantil acepte la inscripción. El único requisito es que la fecha del escrito no sea anterior a la fecha del nombramiento.

3.- Otra opción es hacer la misma Junta General y que alguien con poderes suficientes del nuevo administrador acepte el cargo en su nombre. En este caso en la propia escritura ya hace constar el Notario que el compareciente tiene poderes suficientes para aceptar el cargo y el Registrador debería de aceptarlo sin problemas. Digo debería, porque aunque hemos realizado esta operación decenas de veces sin problemas, curiosamente hace poco que uno de los señores registradores de Barcelona nos ha puesto problemas. Ampliaré detalles del caso en otro artículo posterior.

4.- Pero también se puede rizar el rizo y aceptar el cargo en nombre de otra persona sin tener poderes y sin aportar la aceptación firmada, y que además el Registro Mercantil lo acepte. ¿IMPOSIBLE? Nada de eso; pero debo de advertir que este caso tiene la posibilidad de que alguien pudiera considerarlo fraudulento, por lo que aconsejo que si es necesario hacerlo alguna vez, se disponga de un acta firmada por el administrador por si hay que justificar posteriormente la voluntad de este de ser nombrado como tal. De todos modos, lo cierto es que se podría hacer incluso sin el conocimiento del administrador, aunque lógicamente eso sería falsedad en documento público:

a)  Acude a la firma otra persona y realiza la certificación oportuna como ADMINISTRADOR SOLIDARIO. En dicha certificación que elevará a público ante Notario con solo su firma, se dirá que se nombra como administradores solidarios a él mismo y a la otra persona (la que hemos dicho que no acude y que finalmente será quien figurará como administradora de la sociedad).

b) Acto seguido redacta un documento privado cesando él en su cargo. Firma ese documento y el Notario le legitima la firma.

c) Se aporta al Registro Mercantil la escritura de nombramiento y separadamente el escrito (no elevado a público) con firma legitimada con el cese.

d) El resultado es que el Registro Mercantil primero inscribe los cargos de los dos administradores solidarios y acto seguido inscribe el cese del primero sin necesidad de una segunda escritura.

¿Resultado? Que figura como administrador únicamente la persona que no ha firmado nada.

¿Qué ocurre a partir de ahí?

1.- Lo normal es que el nuevo administrador conozca su nombramiento y esté de acuerdo con él, por lo que lo ejercerá. El simple hecho de que lo ejerza (que firme documentos con fecha posterior a su nombramiento), será prueba suficiente de su aceptación tácita aunque no exista ningún documento expreso que realmente justifique la aceptación firmada por el administrador.

2.- Si el punto anterior puede resultar dudoso, lo mejor es tener un acta de Junta General firmada por los socios donde se haya acordado el nombramiento y que dicho nombramiento lo firme el propio administrador en la misma acta aceptando el cargo. De ese modo nunca podrá negar su voluntad de ser nombrado administrador.

Ramón Cerdá

Ramón Cerdá
Empresario - Sociedades Urgentes
Ontinyent, 1964

Fundador de GMC Asesoría de Empresas, SOCIEDADES URGENTES y Mi Libro en Papel, además de escritor, novelista, bloguero, editor y corrector de textos en EL FANTASMA DE LOS SUEÑOS.

Autor de LA HABITACIÓN DE LAS MARIPOSAS, HACIENDA [NO] SOMOS TODOS, LOS ELEMENTOS DEL ESTILO LITERARIO y otros muchos títulos.
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